5 sai lầm phổ biển khi chọn phần mềm quản lý quán café

Chỉ cần bạn lên mạng tìm kiếm từ khóa “phần mềm quản lý quán cà phê” thì sẽ rất nhiều sự lựa chọn. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách chọn phần mềm quản lý quán hiệu quả, vì mỗi mô hình sẽ có cách vận hành khác nhau và phần mềm bán hàng cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành cho quán nên cần được lựa chọn sao cho ăn khớp. Khi lựa chọn phần mềm, hầu hết chủ quán hay gặp phải những sai lầm sau.

Chưa hiểu rõ về mô hình đã chọn phần mềm thanh toán

Có quán thanh toán theo phương thức trả trước, có quán lại sử dụng phương thức trả sau. Bạn cần biết xác định trước mô hình của mình thanh toán theo phương thức nào. Tuy nhiên mọi người thường hay mua phần mềm tính tiền trước khi chốt mô hình, sau đó bộ sản phẩm lại phát sinh một số vật tư thừa thãi.

Xem thêm:

Các mô hình quán cà phê từ trước đến nay 

5 mô hình kinh doanh nổi bật năm 2022

Ví dụ bạn phục vụ bằng cốc cứng nhưng lại mua thừa mất máy in tem, hoặc mô hình của bạn là take away nhưng bạn lại không mua máy in tem mà mua thành máy in bếp. Cũng có khi bar và bếp ở cách xa nhau, nhưng bạn lại trang bị thiếu máy in vào bếp. Hoặc phần mềm tính tiền thậm chí không đáp ứng được việc tách phiếu bar – bếp riêng biệt, khiến việc vận hành bị chồng chéo.

Chưa tìm hiểu về giao diện bán hàng của phần mềm

Một số phần mềm bán hàng có giao diện sử dụng thật sự rất rối rắm và khó nhìn, chưa được tối ưu. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi thu ngân thao tác với máy.

Ví dụ như việc dùng bàn phím ảo để ghi chú cho order, nếu sử dụng bàn phím cứng sẽ nhanh hơn rất nhiều. Bạn nên nhớ, một phần mềm bán hàng thông minh, giao diện càng đơn giản dễ nhìn càng tốt, không phải cứ tích hợp thật nhiều tính năng trên một cái màn hình thì nghĩa là nó đầy đủ.

Cắt bớt những thứ không nên cắt trong combo máy bán hàng

Không phải tự nhiên mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra các combo trọn gói cho phần mềm tính tiền. Combo phần mềm thanh toán giúp các chủ quán tối ưu cho việc mua sắm phụ kiện kèm theo các phần mềm mà không cần mất nhiều thời gian tìm hiểu để chọn lựa. Nhưng nếu bạn cố cắt bớt một số hạng mục, việc này đôi khi sẽ khiến cho việc hoạt động sau này của quán gặp trục trặc.

Ví dụ như bạn dùng máy tính cá nhân để thay cho máy bán hàng, nhưng khi gặp trục trặc phần mềm hay phần cứng, đơn vị cung cấp phần mềm thanh toán sẽ không có trách nhiệm bảo hành cho bạn. Hoặc đôi khi chỉ một chiếc két tiền đơn giản tiện lợi được lắp thành một combo tiện dụng cũng bị thay thế thành một ngăn kéo gỗ với chiều cao và tính năng không phù hợp.

Lựa chọn phần mềm quản lý quán không tối ưu cho ngành FnB

Quy trình vận hành của quán café hay nhà hàng khác rất nhiều so với các ngành bán lẻ, nên phần mềm thanh toán dành cho quán cà phê cũng phải có sự phù hợp. Điểm này khá giống với điểm 1, Tuy nhiên cần phân tích sâu hơn một chút vào tính năng của loại phần mềm bạn lựa chọn, vì nó sẽ giúp giảm rủi ro trong việc quản trị.

Giả sử với mô hình thanh toán trả trước, quy trình của phần mềm sẽ là:

In bill - thanh toán - in order.

Như vậy nhân viên sẽ không thể gian lận bằng cách xóa món trong bill và thông đồng với nhau.

Tuy nhiên có phần mềm lại không làm được điều đó, nhân viên phải thao tác tự ấn in order, và phần mềm lại xếp quy trình thành:

In order - in bill - thanh toán 

Việc đó khiến nhân viên có thể gian lận bằng cách sau khi đã in order, nhân viên xóa bớt món, báo số tiền đủ cho khách rồi thu tiền và không trả bill

Ví dụ: Khách gọi 03 đồ uống, tổng cộng 100.000đ. Nhân viên in order đủ 03 món, nhưng chỉ in bill gồm 02 món, thu của khách đủ 100.000đ nhưng chỉ báo doanh số lên hệ thống là 70.000đ. Như vậy bạn đó đã gian lận được 30.000đ

Thậm chí có những phần mềm ngớ ngẩn đến mức in bill một giá, in trên tem một giá khác. Vì thiết lập của phần mềm là khi in bill thì tính chiết khấu thẳng, còn giá trên tem số sẽ tự đông làm tròn. Như vậy nếu khách hàng khó tính, họ sẽ ngồi cộng lại các số trên tem sẽ thấy giá lệch nhau, tuy không nhiều nhưng sẽ dễ gây hiểu lầm.

Ví dụ:

Bill gồm 02 món: A = 45.000đ và B = 55.000đ Tổng hóa đơn là 100.000đ, giảm giá 10% còn 90.000đ

Thực tế tính theo cốc món A giảm 10% còn 40.500đ, phần mềm tự làm tròn thành 40.000đ

                                      món B giảm 10% còn 49.500đ, phần mềm tự làm tròn thành 49.000đ

Tổng số tiền trên 2 tem cộng lại sẽ là 89.000đ, lệch 1.000đ so với hóa đơn.

Quy mô phần mềm tính tiền không phù hợp với quy mô quán.

Có cửa hàng quy mô nhỏ nhưng mua phần mềm thanh toán lại cồng kềnh, mua thêm nhiều tính năng mà có khi bạn chẳng bao giờ thật sự cần dùng đến nó. Có cửa hàng thì quy mô to nhưng lại sử dụng một bộ phần mềm thanh toán quá yếu, cấu hình thiết bị thấp, thao tác màn hình chậm, nếu đông khách mà thao tác liên tục sẽ xảy ra hiện tượng giật lag, không đồng bộ.

Khi bạn test thử phần mềm, bạn sẽ thấy mọi thứ rất trôi chảy. Các phần mềm thanh toán cho quán cà phê hầu hết không gặp vấn đề gì cho đến khi quán bắt đầu trở nên đông khách.

Ngoài ra, các phần mềm tính tiền cho quán café giá rẻ thường không có nhiều tính năng giúp bạn quản lý quán hiệu quả. Nó chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản đó là in hoá đơn. Nếu sử dụng phần mềm thanh toán có trả phí, việc quản lý sẽ tối ưu hơn nhiều, bên cạnh đó đơn vị cung cấp cũng đồng hành và sẵn sàng giải đáp cho những khách hàng có trả phí để mua phần mềm.

Vậy Toong Center có lời khuyên dành cho bạn, đó là để lựa chọn được một phần mềm quản lý quán hiệu quả, trước hết hãy tính toán kỹ quy mô, xây dựng rõ ràng concept và phương án thanh toán, vận hành trước khi đưa ra quyết định bạn nhé!

Tác giả: Quang Anh – Giảng viên Toong Center

________________________________

Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt

Địa chỉ: LK 04 khu nhà ở Thương mại Hoàng Gia, phường Quang Trung, quận Hà Đông, Tp. Hà Nội. 

Hotline: 090 321 3883

Youtube: @toongcenter

Email: [email protected]

Fanpage: Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt