Chỉ cần bạn lên mạng, kết quả cho tìm kiếm từ khóa “phần mềm quản lý quán café” thì sẽ rất nhiều sự lựa chọn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chọn phần mềm quản lý quán hiệu quả. Mỗi mô hình sẽ có cách vận hành khác nhau và cách quản lý khác nhau dẫn đến nhu cầu của mỗi quán là khác nhau. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm quản lý quán café được giảng viên của Toong Center chia sẻ.

 

1. Chưa hiểu rõ về mô hình đã chọn phần mềm quản lý quán café 

 

Có quán thanh toán theo phương thức trả trước, có quán lại sử dụng phương thức trả sau. Bạn cần xác định mô hình và cách vận hành của mình thanh toán theo phương thức nào. Xác định mô hình trước sẽ giúp bạn không chỉ quản lý hiệu quả mà còn hạn chế phát sinh vật tư thừa thãi. 

Xem thêm: 5 mô hình kinh doanh café nổi bật và thu hút bậc nhất hiện nay

 

Ví dụ, bạn phục vụ bằng cốc thủy tinh, cốc sứ sẽ không cần máy in tem. Hoặc mô hình của bạn là take away, nhân sự vừa order vừa pha chế, bạn sẽ không máy in bếp. Nếu bạn bếp và bar riêng biệt, phần mềm quản lý, thanh toán cần đáp ứng được việc tách phiếu tránh order bị chồng chéo..

 

2. Chưa tìm hiểu kỹ về giao diện bán hàng của phần mềm

 

Một số phần mềm bán hàng có giao diện sử dụng thật sự rất rối rắm và khó nhìn, chưa được tối ưu. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi thu ngân thao tác với máy. Ví dụ như việc dùng bàn phím ảo để ghi chú cho order, nếu sử dụng bàn phím cứng sẽ nhanh hơn rất nhiều. Một phần mềm bán hàng thông minh, giao diện càng đơn giản dễ nhìn, dễ thao tác càng tốt. Phần mềm hiệu quả không chỉ cần nhiều tính năng mà cần cả sắp xếp UX, UI tối ưu cho cả người dùng không biết nhiều về công nghệ.

 

 

3. Yêu cầu cắt chi tiết quan trọng trong combo máy bán hàng

 

Không phải tự nhiên mà các nhà cung cấp phần mềm đưa ra các combo trọn gói cho phần mềm thanh toán và quản lý. Combo phần mềm giúp các chủ quán tối ưu cho việc mua sắm phụ kiện kèm theo mà không cần mất nhiều thời gian tìm hiểu để chọn lựa. Nhưng nếu bạn cố cắt bớt một số hạng mục để giảm chi phí, hãy đảm bảo có thể vận hành bằng thiết bị thay thế để tránh việc hoạt động sau này của quán gặp trục trặc.

 

 

Ví dụ như bạn dùng máy tính cá nhân để thay cho máy bán hàng, nhưng khi gặp trục trặc phần mềm hay phần cứng, đơn vị cung cấp phần mềm thanh toán sẽ không có trách nhiệm bảo hành cho bạn. Hoặc đôi khi chỉ một chiếc két tiền đơn giản tiện lợi được lắp thành một combo tiện dụng cũng bị thay thế thành một ngăn kéo gỗ khiến việc bảo quản và quản lý gặp nhiều khó khăn.

4. Lựa chọn phần mềm quản lý quán không tối ưu cho ngành F&B

 

Quy trình vận hành của quán café hay nhà hàng khác rất nhiều so với các ngành bán lẻ, nên phần mềm thanh toán dành cho quán café cũng phải có sự phù hợp. Điểm này khá giống với điểm 1, Tuy nhiên cần phân tích sâu hơn một chút vào tính năng của loại phần mềm bạn lựa chọn, vì nó sẽ giúp giảm rủi ro trong việc quản trị.

Giả sử với mô hình thanh toán trả trước, quy trình của phần mềm sẽ là: In bill - thanh toán - in order. Như vậy nhân viên sẽ không thể gian lận bằng cách xóa món trong bill và thông đồng với nhau. Tuy nhiên có phần mềm lại không làm được điều đó, nhân viên phải thao tác tự ấn in order, và phần mềm lại xếp quy trình thành: In order - in bill - thanh toán. Điều này gây rủi ro rất lớn trong quản lý nhân sự, tồn kho và doanh thu thực sự của quán. 

 

 

Ví dụ: Khách gọi 03 đồ uống, tổng cộng 100.000đ. Nhân viên in order đủ 03 món, nhưng chỉ in bill gồm 02 món, thu của khách đủ 100.000đ nhưng chỉ báo doanh số lên hệ thống là 70.000đ. Như vậy, bạn sẽ mất doanh thu 30.000đ và hụt nguyên liệu cho món bị mất nhưng lại không ghi nhận được trên hệ thống.

Thậm chí, có những phần mềm ngớ ngẩn đến mức in bill một giá, in trên tem một giá khác. Vì thiết lập của phần mềm là khi in bill thì tính chiết khấu thẳng, còn giá trên tem số sẽ tự động làm tròn. Như vậy nếu khách hàng khó tính, họ sẽ ngồi cộng lại các số trên tem sẽ thấy giá lệch nhau, tuy không nhiều nhưng sẽ dễ gây hiểu lầm.

Ví dụ: Bill gồm 02 món: A = 45.000đ và B = 55.000đ Tổng hóa đơn là 100.000đ, giảm giá 10% còn 90.000đ. Thực tế tính theo cốc món A giảm 10% còn 40.500đ, phần mềm tự làm tròn thành 40.000đ; món B giảm 10% còn 49.500đ, phần mềm tự làm tròn thành 49.000đ. Tổng số tiền trên 2 tem cộng lại sẽ là 89.000đ, lệch 1.000đ so với hóa đơn.

5. Quy mô phần mềm không phù hợp với quy mô quán

 

Có cửa hàng quy mô nhỏ nhưng mua phần mềm thanh toán lại cồng kềnh, mua thêm nhiều tính năng mà có khi bạn chẳng bao giờ thật sự cần dùng đến nó. Có cửa hàng thì quy mô to nhưng lại sử dụng một bộ phần mềm quản lý quá yếu, cấu hình thiết bị thấp, thao tác màn hình chậm, nếu đông khách mà thao tác liên tục sẽ xảy ra hiện tượng giật lag, không đồng bộ. Khi bạn test thử phần mềm, bạn hãy lường trước và thử trong nhiều trường hợp để đảm bảo phần mềm hoạt động hiệu quả. 

Ngoài ra, các phần mềm cho quán café giá rẻ thường không có nhiều tính năng. Đôi khi, nó chỉ đáp ứng nhu cầu cơ bản đó là tính tiền, in hoá đơn. Hãy liên hệ với các đơn vị cung cấp uy tín, nhận tư vấn cặn kẽ khi lựa chọn và sử dụng. Ngoài ra, phía phần mềm cũng luôn có bộ phận kĩ thuật hỗ trợ mọi lúc để bạn không gặp gián đoạn quá lâu trong kinh doanh.

Vậy Toong Center có lời khuyên dành cho bạn, đó là khi chọn phần mềm quản lý quán café, trước hết hãy tính toán kỹ quy mô, xây dựng rõ ràng concept và phương án thanh toán, vận hành trước khi đưa ra quyết định bạn nhé. Chúc bạn luôn có những lựa chọn sáng suốt và thành công trong công việc kinh doanh của mình.

Tác giả: Quang Anh – Giảng viên Toong Center

________________________________

Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt

Địa chỉ: LK 04 khu nhà ở Thương mại Hoàng Gia, phường Quang Trung, quận Hà Đông, Tp. Hà Nội. 

Hotline: 090 321 3883

Email: [email protected]

Fanpage: Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt