Chạy thử quán cafe hay còn được gọi là vận hành thử, đây là một trong 12 giai đoạn quan trọng khi mở quán cà phê mà Toong Center đã đề cập đến trong những buổi giảng trên mỗi lớp học. Bản chất của chạy thử quán cafe là gì? Chạy thử giúp ích gì cho chủ quán và những sai lầm nào chủ quán sẽ gặp phải trong quá trình chạy thử? Hãy cùng Toong Center tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!

Mục đích của việc chạy thử quán cafe

“Chạy thử" thường được dùng cho các mô hình nhà hàng, quán cà phê khi mọi công đoạn setup đã được hoàn tất, lúc này bạn sẽ cần bắt tay vào chạy thử. Việc chạy thử mục đích cơ bản nhất là để xem:

- Bộ máy bạn thiết lập nên đã hoạt động tốt hay chưa.

- Còn những công đoạn nào vấp váp cần chỉnh sửa.

- Với số lượng nhân sự như vậy đã đủ để vận hành hay chưa, có cần bổ sung thêm nhân lực nữa không?

Ngoài ra, việc chạy thử là để bạn đo lường phản hồi của người uống, xem khách hàng đánh giá sơ bộ như thế nào về đồ uống, đồ ăn của quán, có cần chỉnh sửa lại hay không.

Việc chạy thử cũng là công đoạn quan trọng giúp cho nhân sự của bạn hiểu rằng thực tế khi đi vào hoạt động, những lý thuyết mà họ được học sẽ diễn ra trực quan như thế nào, giúp họ va vấp và được thực hành các tình huống thực tế nhiều hơn.

Cách chạy thử quán cafe như thế nào?

1. Xác định thời gian phù hợp để chạy thử

Tùy quy mô và độ phức tạp của mỗi mô hình quán, giai đoạn chạy thử có thời gian khác nhau. Với các quán quy mô nhỏ 50 – 150m2 có thể chỉ cần 2-3 ngày chạy  thử. Nhưng với những quán lớn 400 – 500m2 và độ phức tạp của mô hình (ví dụ như đa dạng dịch vụ, hay tệp khách cao cấp cần nhiều sự chỉn chu) thì có thể chạy thử 2 đến 3 tuần thậm chí là một tháng.

2. Các đầu việc cần hoàn thành trước khi chạy thử

Trước khi chạy thử quán cafe, bạn cần đảm bảo ổn định những yếu tố sau đây:

- Cơ sở vật chất: nội thất và các đồ trang trí, các vật tư cố định như điều hòa, hệ thống đèn, cây cảnh, biển hiệu….  cho tới phần mềm tính tiền, các vật dụng phục vụ đều phải được trang bị và bố trí đúng vị trí, đầy đủ, để sẵn sàng vận hành.

- Nhân viên đã được training cơ bản toàn bộ kỹ năng (pha chế, phục vụ, thu ngân…) và cả quy trình vận hành (quy trình bán hàng, nhập gọi nguyên liệu, sử dụng thiết bị trong quán) và được phổ biến chương trình khai trương.

- Đã thống nhất về chương trình chạy thử, thời gian chạy thử, sắp xếp ca làm việc rõ ràng cho nhân viên và phổ biến cho nhân viên biết.

3. Lưu ý khi chạy thử quán cafe

Bản chất của chạy thử là để đo lường hiệu quả hoạt động, sửa chữa sai sót thực tế. Vậy nên không nên khuyến mại có thông cáo vì điều này sẽ kích cầu tiêu dùng từ khách, dễ dẫn đến vỡ hệ thống khi khách tới quá đông mà hệ thống chưa ổn định.

Thời gian chạy thử, chủ quán nên thu thập khảo sát ý kiến từ khách hàng và cảm ơn họ bằng việc chủ động giảm giá. Lúc này giảm giá là có áp dụng, tuy nhiên mục đích khác nhau nên không chạy công khai.

4. Rút kinh nghiệm sau khi chạy thử

Trong giai đoạn chạy thử, cần họp nhân viên cuối mỗi ca để rút kinh nghiệm ngay những thiếu sót còn mắc phải và kịp thời giải quyết các phát sinh trước khi khai trương chính thức. 

Tùy mỗi địa điểm kinh doanh mà có thể thời gian chạy thử sẽ chưa có khách nhiều, chủ quán có thể mời thêm bạn bè, người thân đến trải nghiệm và đánh giá xin ý kiến, cũng là cơ hội để nhân viên được thực tập thực tế. Tuy nhiên cần chọn lọc ý kiến trước khi thay đổi quyết định, tránh làm loạn bộ máy đã xây dựng và đào tạo cho nhân viên từ trước, khiến mọi thứ trở nên chắp vá.

3 sai lầm chủ quán dễ mắc phải trong quá trình chạy thử quán cafe

1. Chạy chương trình khuyến mãi trong thời gian chạy thử

Do hiểu sai bản chất của việc chạy thử, rất nhiều chủ quán đã làm sai hoặc làm ngược quy trình. Tiêu biểu nhất là việc: Chạy khuyến mại trong thời gian chạy thử.

Hãy nhớ, chạy thử là để bạn nhìn lại tổng quan xem bộ máy này đã đủ sức để chính thức đón khách hay chưa. Việc chạy khuyến mại là chương trình marketing sẽ khiến khách hàng tìm đến bạn nhiều hơn. Lúc này nếu bộ máy của bạn chưa đủ cứng cáp, lại phải đón một lượng khách lớn đột biến ngay khi mới mở bán, chắc chắn sẽ khiến hệ thống dễ bị “vỡ trận” do quá tải.

2. Ảnh hưởng quá nhiều bởi nhận xét từ người quen

Ở phần trên, Toong đã khuyên bạn hãy nhờ người quen đánh giá, nhận xét về chất lượng đồ uống cũng như chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, bạn hãy luôn tỉnh táo để hiểu rằng, bạn là người hiểu hơn ai hết mô hình quán của mình, sản phẩm, tệp khách hàng và cách vận hành của mình. 

Nếu chỉ một hai người phản hồi không tốt một vấn đề, hãy ghi chúng lại và tự mình xem xét sau, xem có cần sửa đổi không. Đừng chỉ vì một vài ý kiến nhỏ mà thay đổi ngay lập tức những gì bạn đã thiết lập ra, vì việc vận hành quán là khớp nối nhiều bộ phận, nhiều quy trình với nhau. Thay đổi một thứ có thể sẽ khiến một dây chuyền thay đổi theo đấy nhé!

3. Không gian quán chưa ổn định hoàn toàn

Khi chạy thử hầu hết là người quen đến quán bạn, nhưng bạn đừng quên vẫn có thể sẽ có khách vãng lai. Trừ khi bạn từ chối nhận khách với lý do quán chưa chính thức hoạt động, nếu không, bạn vẫn phải sẵn sàng mọi thứ để chạy quán. 

Nếu không gian lúc đó vẫn chưa ổn định, “chút chút lại có thợ đến sửa chỗ nọ, khoan đục chỗ kia” hay khu này còn thiếu chiếc bàn, khu kia còn thiếu vài chiếc ghế, chậu cây… vậy trải nghiệm của khách sẽ ra sao? Nên nhớ, khách vãng lai mới là khách lâu bền. Nếu trải nghiệm lần đầu của họ không được tốt, rất có thể sẽ không có lần sau họ quay lại. Nên bạn hãy sẵn sàng mọi thứ trước khi đi vào chạy thử bạn nhé.

Cuối cùng thì, việc chạy thử quán cafe là bước cần thiết trước khi bạn bắt đầu cho quá trình khai trương quán. Chạy thử sẽ giúp bạn nắm bắt được những thiếu sót của quán và đón nhận những ý kiến đóng góp để cân nhắc tối ưu trước khi đi vào vận hành. 

Trên đây là 3 lưu ý của Toong Center khi bạn chạy thử quán cafe, chuẩn bị cho quá trình khai trương. Mở quán có rất nhiều việc không tên cần làm. Đến giai đoạn chạy thử là bạn cũng đã xong tới 70% rồi. Toong Center chúc bạn sẽ hoàn thiện tốt 30% còn lại nhé! 

Nếu bạn còn lăn tăn bất cứ vấn đề nào trong quá trình chạy thử hay vận hành, setup mở quán, Toong Center luôn sẵn sàng ngồi xuống và đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay hotline 090 321 3883 hoặc Fanpage Toong Center  Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt để được tư vấn nhanh nhất bạn nhé!