Chi phí mở quán cafe không đáng sợ nếu được tính toán và phân bổ đúng ngay từ đầu. Một bảng chi phí càng chi tiết, chủ quán càng có cái nhìn tổng thể, tránh tình trạng thừa chỗ nọ, thiếu chỗ kia và phải sửa sai tốn kém về sau. Bài viết này, Toong Center sẽ hướng dẫn cách lập bảng chi phí mở quán cafe từ A đến Z, kèm theo mẫu bảng chi phí thực tế để chủ quán dễ dàng áp dụng.

 

1. Các nhóm chi phí khi mở quán cafe

Trước khi đi vào lập bảng chi tiết, chủ quán cần nắm rõ các nhóm chi phí cơ bản khi mở quán cafe. Việc phân nhóm giúp tránh bỏ sót những khoản chi quan trọng và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.

1.1. Chi phí cố định ban đầu (đầu tư một lần)

Đây là nhóm chi phí phát sinh trước khi quán đi vào hoạt động và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn ban đầu. Bao gồm chi phí thuê mặt bằng, đặt cọc, thiết kế và thi công nội thất, mua sắm máy móc và dụng cụ pha chế, bàn ghế, quầy bar,.. Ngoài ra còn có chi phí biển hiệu, bảng quảng cáo và các thủ tục pháp lý như đăng ký kinh doanh, giấy phép liên quan.

Nhóm chi phí này cần được tính toán kỹ và rà soát cẩn thận trước khi quyết định bắt tay vào làm. Đây là khoản một khi đã chi ra sẽ rất khó thu hồi trong ngắn hạn, đồng thời khi phải sửa sẽ bị đội vốn lên rất nhiều. 

1.2. Chi phí vận hành hàng tháng (cố định và biến đổi)

Chi phí vận hành là các khoản chi phát sinh đều đặn trong suốt quá trình hoạt động của quán. Bao gồm:

 

• Tiền thuê mặt bằng hàng tháng
• Lương nhân viên
• Chi phí nguyên liệu pha chế như cà phê, sữa, siro, topping,... 
• Chi phí điện nước, Internet,... 
• Marketing, khuyến mãi,... 
• Chi phí bảo trì, sửa chữa và hao hụt trong quá trình vận hành.

Những chi phí này cần được sát sao đến từng đồng. Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, quá nhiều đầu mối ở chi phí này nếu lơ là rất dễ thất thoát.

1.3. Chi phí dự phòng

Rất nhiều chủ quán bỏ qua chi phí dự phòng khi lập kế hoạch mở quán. Trong khi đó, thực tế vận hành luôn phát sinh những khoản ngoài dự kiến như sửa chữa thiết bị, doanh thu thấp hơn dự tính hoặc chi phí marketing tăng cao giai đoạn đầu. Việc dành ra khoảng 10 – 15% tổng vốn làm quỹ dự phòng giúp quán có đủ “độ đệm” để xử lý rủi ro mà không bị động.

2. Hướng dẫn cách lập bảng chi phí mở quán cafe chi tiết

Bước 1: Xác định rõ mô hình quán cafe

Trước khi lập bảng chi phí, chủ quán cần xác định rõ mô hình kinh doanh. Quán cafe take-away, cafe máy truyền thống, cafe đặc sản hay cafe kết hợp đồ uống pha chế sẽ có cấu trúc chi phí hoàn toàn khác nhau. Việc làm rõ mô hình giúp tránh tình trạng áp dụng nguyên mẫu của quán khác vào mô hình của mình, dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong dự toán vốn.

Bước 2: Liệt kê đầy đủ danh mục chi phí

Sau khi xác định mô hình, chủ quán tiến hành liệt kê toàn bộ các hạng mục chi phí. Cách đơn giản và hiệu quả nhất là lập một bảng Excel gồm ba cột: hạng mục chi phí, chi phí dự kiến và ghi chú. Phần ghi chú nên nêu rõ nguồn tham khảo, nhà cung cấp hoặc lý do ước tính để dễ đối chiếu và điều chỉnh sau này.

 

Ở bước này, không nên cắt giảm hay làm tròn số quá sớm. Càng liệt kê chi tiết, bảng chi phí càng phản ánh đúng thực tế.

Bước 3: Tính tổng chi phí đầu tư ban đầu

Sau khi hoàn thiện danh sách chi phí, chủ quán cần tổng hợp các khoản đầu tư một lần để xác định vốn mở quán ban đầu. Một cách tính nhanh và an toàn thường được áp dụng là:

Tổng vốn cần chuẩn bị = Chi phí đầu tư ban đầu + 3 tháng chi phí vận hành + 10% chi phí dự phòng

Cách tính này giúp quán có đủ vốn duy trì hoạt động trong giai đoạn đầu, khi doanh thu chưa ổn định.

Bước 4: Kiểm soát và cập nhật chi phí sau khi mở quán

Bảng chi phí không chỉ dùng trước khi mở quán mà cần được cập nhật liên tục sau khi vận hành. Chủ quán nên ghi nhận chi phí thực tế phát sinh, so sánh với dự toán ban đầu để điều chỉnh kịp thời. Việc này giúp tối ưu chi phí vận hành quán cafe và tránh tình trạng chi tiêu vượt kiểm soát.

3. Bảng mẫu chi phí mở quán cafe

Dưới đây là bảng mẫu chi phí mở quán cafe để chủ quán tham khảo và tùy chỉnh theo mô hình thực tế:

Bảng trên mang tính tham khảo cho mô hình quán cafe nhỏ năm 2026 với quy mô khoảng dưới 50m2 trở xuống. Tùy vị trí, phong cách quán và cạnh tranh ở mỗi khu vực, con số có thể thay đổi đáng kể. Tuy nhiên, cấu trúc bảng chi phí này có thể áp dụng cho hầu hết các mô hình quán cafe vừa và nhỏ.

4. Tiết kiệm chi phí mở quán cafe với Toong Center

Đối với chủ quán mới, việc tự lập bảng chi phí mở quán cafe thường gặp nhiều khó khăn do thiếu kinh nghiệm thực tế. Không ít người rơi vào tình trạng đầu tư quá nhiều cho những hạng mục không cần thiết, trong khi lại thiếu ngân sách cho vận hành và marketing giai đoạn đầu.

 

Để hạn chế rủi ro này, nhiều chủ quán lựa chọn đồng hành cùng đơn vị setup chuyên nghiệp hoặc tham gia các khóa học mở quán cafe bài bản. Tại Toong Center, các chương trình đào tạo và dịch vụ setup mở quán được xây dựng dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế, giúp chủ quán xác định đúng mô hình, kiểm soát chi phí ngay từ khâu lập kế hoạch.

Nếu bạn đang băn khoăn mở quán cafe cần bao nhiêu vốn và làm sao để phân bổ chi phí hợp lý, việc tham gia khóa học định hướng mở quán hoặc dịch vụ setup từ A đến Z tại Toong Center sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai lầm tốn kém và xây dựng nền tảng vận hành bền vững ngay từ đầu.

Chi phí mở quán cafe luôn là câu hỏi đầu tiên và cũng là nỗi lo lớn nhất của những người chuẩn bị bước vào kinh doanh. Rất nhiều chủ quán bắt đầu với một con số vốn ước chừng, nhưng khi đi vào triển khai thực tế lại phát sinh hàng loạt khoản chi ngoài dự kiến. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn bóc tách và hình dung dễ dàng hơn khi xây dựng cấu trúc vốn mở quán. Liên hệ ngay hotline/ zalo: 090 321 3883 đồng hành cùng bạn trên hành trình dấn thân vào FnB.090