Tối ưu quy trình Order - Pha chế - Phục vụ cho dịp đông khách

Dịp lễ lớn như 30/04 - 01/05, lượng khách tại quán cà phê/trà sữa thường sẽ đông gấp 2 - 3 lần thông thường. Đây là cơ hội vàng để quán tăng doanh thu nhưng cũng rất dễ rơi vào tình trạng nhầm món, khách order đợi lâu, phục vụ chậm. Nếu không có quy trình vận hành quán cà phê được tối ưu và cách quản lý quán cà phê hiệu quả, không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn là hình ảnh thương hiệu của quán.

Trên thực tế, order - pha chế - phục vụ là một "dây chuyền" liên kết chặt chẽ. Mỗi một khâu nếu bị chậm sẽ dẫn đến cả chuỗi bị tắc nghẽn. Do đó, để vận hành quầy bar tốt và đảm bảo quy trình thông suốt, chủ quán cần tối ưu từng khâu trong cả hệ thống.

Vậy việc tối ưu cần thực hiện thế nào? Hãy cùng Toong Center tìm hiểu ngay bạn nhé!

1. Tối Ưu Quy Trình Order: Bước Đầu Tiên Trong Quản Lý Quán Cà Phê Hiệu Quả

Việc order món càng nhanh và chính xác thì việc nhầm món càng hạn chế và rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng. Đây là khâu then chốt giúp vận hành quán cà phê khi đông khách được suôn sẻ:

• Đối với quán: Nếu quán của bạn vẫn đang order bằng cách ghi tay truyền thống, chủ quán cần chuyển sang sử dụng phần mềm order chuyên nghiệp. Hệ thống này giúp quản lý đơn hàng tập trung, đẩy order xuống quầy bar nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.

• Đối với khách hàng: Nếu khách phân vân món quá lâu, nhân viên order nên chủ động hỏi han và gợi ý cho khách món theo sở thích hoặc giới thiệu món best seller để tăng tốc độ order, giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2. Chia Line Rõ Ràng Tại Khu Vực Pha Chế Để Tăng Tốc Độ

Chia line rõ ràng trong pha chế sẽ giúp các công đoạn không “giẫm chân nhau”, giảm sai sót và tăng tốc độ pha chế – yếu tố cực kỳ quan trọng để vận hành quầy pha chế hiệu quả trong giờ cao điểm.

Quán có thể phân công cụ thể như sau để tối ưu tốc độ vận hành ở khu vực này:

• 1 người chuyên sơ chế nguyên liệu: Đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng, tươi mới.

• 2 - 3 người pha chế món: Tùy thuộc vào lượng đơn hàng, phân chia các món phức tạp và đơn giản.

• 1 người hoàn thiện, trang trí, ra đồ báo số bàn: Đảm bảo đồ uống đẹp mắt và đến đúng tay khách.

• 1 người phụ bar, chuyên rửa dọn: Giữ khu vực pha chế luôn sạch sẽ, gọn gàng, không bị ùn ứ dụng cụ.

3. Tối Ưu Quy Trình Phục Vụ Để Tránh "Vỡ Trận" Dịp Lễ

Trong giờ cao điểm dịp lễ, khâu phục vụ là nơi dễ “vỡ trận” nhất nếu không có sự tổ chức hợp lý. Chỉ cần chậm trễ vài phút trong khâu giao món, dọn bàn hay gọi tên, bạn có thể đánh mất thiện cảm từ khách hàng, ảnh hưởng đến nỗ lực quản lý quán cà phê của mình.

Để đảm bảo khâu này diễn ra mượt mà, chủ quán có thể phân chia như sau:

• Phân chia khu vực bàn rõ ràng: Ví dụ bạn có thể chia khu A - B - C, đồng thời đánh số rõ ràng, gắn bảng số dễ nhìn giúp nhân viên nhận diện nhanh chóng, tránh giao nhầm.

• Phân công nhân viên phục vụ trực khu cố định: Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm một khu vực, quan sát bàn khách để biết vị trí khách ngồi và số lượng đồ uống khớp với order. Điều này giúp vận hành quán cà phê hiệu quả hơn.

• Sử dụng bộ đàm: Để liên hệ nhanh chóng giữa các bộ phận, thuận tiện cho việc báo số bàn khi ra đồ, giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm.

• Xếp các đồ uống cùng một bàn đi một lúc: Cấc đồ uống cùng một bàn hãy sắp xếp chúng được đi một lượt để nhân viên phục vụ không bị bê nhầm sang bàn khác và không tốn nhiều thời gian di chuyển khi vận hành quán lúc đông khách

4. Một Vài Lưu Ý Nhỏ Giúp Quán Vận Hành Mượt Hơn Mùa Lễ

Bên cạnh việc tối ưu ba khâu chính, một vài mẹo nhỏ sau đây cũng sẽ giúp quản lý quán cà phê của bạn hiệu quả hơn đáng kể trong những ngày đông khách:

• Chuẩn bị sẵn một số nguyên liệu tươi: Các loại hoa quả như cam, dâu, xoài... nên được sơ chế trước một số lượng nhất định. Việc này giúp tiết kiệm thời gian pha chế và tránh ùn tắc khi khách đông, đảm bảo tốc độ phục vụ.

• Ưu tiên dùng ly giấy: Chuyển sang ly giấy sẽ giúp giảm tải việc rửa ly, tăng tốc độ phục vụ, đặc biệt hiệu quả với khách mua mang đi. Nếu có thể, hãy chọn ly giấy in logo để tăng độ nhận diện thương hiệu.

Tổng Kết: Quản Lý Quán Cà Phê Thông Minh Để Bứt Phá Doanh Thu Dịp Lễ

Mùa lễ là cơ hội vàng để tăng doanh thu, nhưng cũng là một "thách thức" đối với quy trình vận hành quán cà phê của bạn. Việc quy hoạch thông minh từ khâu order - pha chế đến phục vụ sẽ giúp hạn chế sai sót, tăng tốc độ phục vụ, từ đó quán có thể dễ dàng "nắm bắt" thời điểm vàng, bứt phá doanh thu dịp lễ.

Nếu bạn đang bối rối chưa biết nên làm gì để quản lý quán cà phê hiệu quả trong mùa cao điểm, đừng ngần ngại inbox ngay cho Toong Center để được tư vấn nhé!