Kinh doanh đồ uống là ngành đặc thù với thời gian hoạt động dài từ 12 - 16 tiếng/ngày, mở cả lễ tết. Trong khi đó, nhân sự phục vụ chủ yếu là người làm bán thời gian, làm thêm trong thời gian đi học. Bởi vậy, xếp ca nhân viên sao cho hợp lý là điều vô cùng quan trọng trong vận hành. Ca kíp hợp lý không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn thuận lợi trong đào tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ. Bài viết này sẽ gợi ý cho chủ quán cách xếp ca nhân viên quán cà phê một cách hiệu quả.

1. Xác định bức tranh về nhu cầu nhân sự của quán cà phê   

Trước hết, để biết mình nên xếp ca như thế nào, bạn cần xác định về mô hình, thời gian phục vụ và kế hoạch kinh doanh của quán. Mô hình của bạn là order tại quầy hay tại bàn? Khách sẽ thanh toán trước hay thanh toán sau? Quy trình vận hành có cần nhân viên phục vụ túc trực hay không? Vẽ ra bức tranh nhu cầu nhân sự của bạn sẽ là tiền đề để xếp ca nhân viên một cách hợp lý.

 

Mô hình quán quyết định số lượng nhân viên tối thiểu 

Nếu bạn để khách gọi món tại quầy và tự phục vụ khi có đồ uống, mỗi ca bạn chỉ cần bộ phận bán hàng và pha chế. Ngược lại, quán bạn order tại bàn và có nhân viên mang ra tận nơi và dọn dẹp sau đó, bạn sẽ cần tính toán nhân viên order có kiêm nhiệm phục vụ được không hay cần thêm hẳn nhân viên đảm trách riêng việc đó. 

Xác định thời điểm đông khách để phân bổ nhân viên 

Tiếp theo, mỗi quán sẽ có thời gian hoạt động, thời điểm đông khách khác nhau. Quán ở khu du lịch, khách sẽ tới đều đặn cả ngày. Quán ở khu dân cư thường đông vào buổi tối, vắng vào buổi trưa, quán gần khu văn phòng thì ngược lại. Đây là những dữ liệu sẽ giúp bạn quyết định xếp ca, tính lượng nhân sự full time, part time như thế nào là đủ. Nhân sự toàn hay bán thời gian sẽ chia giờ như thế nào? Mời bạn chuyển xuống phần 2 dưới đây. 

2. Các cách xếp ca nhân viên quán cà phê với từng đối tượng 

2.1. Ca thẳng toàn thời gian 

Một ca toàn thời gian sẽ kéo dài khoảng 8 tiếng. Thông thường trong ngành dịch vụ đồ uống, thời gian sẽ được chia như sau:

- Ca sáng: 7:00 – 14:00 

- Ca chiều: 14:00 – 22:00 

 

Các quán 24/7 sẽ có cả ca đêm từ 22:00 đến 7:00 hôm sau. Thời gian này có thể xê dịch tùy vào thời gian mở cửa của quán. Nhóm nhân viên này sẽ giúp hoạt động của quán trong suốt ca làm việc được xuyên suốt. Mỗi ca nên có ít nhất 1 nhân viên nhóm này và có thể bổ nhiệm làm trưởng ca (captain) để giám sát, đôn đốc hoạt động chung kể cả khi bạn và các quản lý cấp cao không có ở đó. 

2.2. Ca làm bán thời gian  

Ca làm part time chỉ kéo dài 4 tiếng. Thời gian của từng ca sẽ do chủ quán hoặc quản lý phân bổ để phù hợp với hoạt động chung. Các ca được phân bổ bán thời gian gồm:

- Sáng 7:00 - 12:00

- Chiều 12:00 - 18:00

- Tối 18:00 - 23:00

 

Ca này sẽ phù hợp với những khung giờ cân tăng cường nhân viên hoặc san sẻ thời gian làm việc để nhân viên full time không bị quá tải trong thời gian dài. Một nhân viên có thể đăng ký chính xác ca hoặc tăng giảm thêm thời gian lên 1 2  tiếng nếu quán cần, linh động theo sự sắp xếp của quản lý.

3. Kế hoạch dự phòng và lưu ý khi xếp ca nhân viên 

Luôn có dự phòng khi nhân viên nghỉ đột xuất 

Ở các rạp chiếu phim hoặc các chuỗi lớn, chiến lược sử dụng người rất thông minh. Họ không tuyển cố định số lượng nhân viên tối thiểu cần, mà họ tuyển nhân viên nhiều hơn cần thiết, đặc biệt là nhân viên ca gãy và part time. Nhờ vậy, nếu có nhân viên nghỉ đột xuất hoặc có việc bận, họ vẫn có thể sắp xếp đủ nhân lực.

Thêm vào đó, bạn nên chốt lịch vào khoảng thứ 6 hoặc thứ 7 tuần trước cho lịch của tuần kế tiếp. Nếu nhân viên muốn đổi ca, cần báo trước chủ nhật để quán không rơi vào tình trạng thiếu hụt. Việc xếp ca này sẽ giúp cả quán và nhân viên chủ động được thời gian và trong tâm thế làm việc sẵn sàng nhất.

 

Quản lý việc chia ca, đảo ca của nhân viên

Đặc thù nhân viên quán cà phê là việc làm thêm nên những lúc bận đột xuất, đổi ca hoặc tăng ca cho nhau sẽ thường xuyên xảy ra. Để quản lý ca và công dễ dàng, bạn có thể sử dụng thêm máy chấm công hoặc phần mềm quản lý công tại cửa hàng bạn nhé. 

Cân đối tổng thời gian làm việc phù hợp

Thời gian hoạt động của một quán cà phê kéo dài từ sáng tới tối muộn, thậm chí là cả đêm. Mỗi nhân viên chỉ nên làm thời gian khoảng 48 tiếng/tuần. Vượt quá con số này, tình trạng làm việc quá tải rất dễ dẫn đến mệt mỏi, không tập trung, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn. 

Tính lương cho nhân viên quán cà phê 

Do đặc thù thời gian làm việc linh hoạt, các quán cà phê thường sẽ khó để đặt định mức lương cứng. Thay vào đó, bạn có thể đặt ra chỉ tiêu giờ làm mỗi tháng và cơ chế thưởng cho các bạn làm vượt số giờ. Đây là một cách khích lệ các bạn làm việc cũng giúp nhân viên gắn bó với quán lâu dài hơn.

Trên đây là những yếu tố giúp bạn tìm được cách xếp ca nhân viên quán cà phê một cách hiệu quả. Để duy trì hoạt động, sự ổn định trong sản phẩm, dịch vụ và gây ấn tượng trải nghiệm với khách hàng, ngoài xếp ca hợp lý, bạn có thể tham khảo những cách sau để giữ chân nhân sự cho quán cà phê. Chúc bạn thành công và theo dõi Toong để cập nhật thêm nhiều chia sẻ về pha chế và kinh doanh quán cà phê nhé:

Địa chỉ: LK 04 khu nhà ở Thương mại Hoàng Gia, phường Quang Trung, quận Hà Đông, Tp. Hà Nội. 

Hotline: 0866 896 606

Email: [email protected]

Fanpage: Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt