12 bước mở quán cà phê bài bản từ con số “0”
Mở quán cà phê từ con số “0” chưa bao giờ là công việc đơn giản. Có rất nhiều công việc đòi hỏi chủ quán cần “bắt tay” vào làm bao gồm trước, trong và sau khi mở quán. Để có thể mở quán thành công, bạn cần có kế hoạch chi tiết và hiểu biết sâu rộng về nhiều khía cạnh khác nhau từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian, đến quản lý vận hành và marketing.
Với kinh nghiệm hơn 10 năm đào tạo và thực chiến, setup mở quán cafe và đồng hành cùng hàng trăm chủ quán trên toàn quốc, trong bài viết này, Toong Center sẽ chia sẻ cho bạn 12 bước mở quán cà phê bài bản cho người mới bắt đầu mở quán.
Bước 1: Lên ý tưởng, lựa chọn concept
Khởi sự kinh doanh bất cứ ngành nghề nào cũng đều cần có ý tưởng. Tương tự, khi mở quán cafe bạn cũng cần có ý tưởng cụ thể. Ý tưởng càng rõ ràng, việc định hình ở các bước tiếp theo của bạn càng trở nên đơn giản hơn.
Hãy tìm hiểu xem bản thân bạn thích một quán như thế nào nào? Đừng tưởng tượng mà chỉ nghĩ, hãy viết ra giấy, gạch đầu dòng, và thử kết nối các ý đó với nhau. Các concept quán khác nhau đi kèm với tệp khách hàng khác nhau và sản phẩm khác nhau. Khâu này vô cùng quan trọng, nếu bạn lên concept lệch với đối tượng khách hàng mục tiêu thì sẽ thiếu gắn kết với khách hàng và cũng là một yếu điểm khiến quán của bạn đem đến trải nghiệm không tốt cho khách hàng mục tiêu.
Bước 2 mở quán cà phê: Cân đối ngân sách, tìm địa điểm
Tại sao phải cân đối ngân sách trước? Vì rất nhiều người cố gắng tìm địa điểm rất đẹp, nhưng số vốn chuẩn bị lại không đủ. Bạn đừng nghĩ nhiêu đó tiền là đủ thuê nhà, xây quán, vì có những khoản chi phí dự phòng mà có thể bạn sẽ quên không liệt kê.
Rồi chẳng may những yếu tố khách quan xảy ra như Covid 19, thì bạn sẽ lấy nguồn chi phí nào để duy trì quán? Địa điểm cũng phải phù hợp với ngân sách, nếu như một địa điểm đẹp, nhưng quá rộng, và số vốn bạn không đủ xây sửa mặt bằng đó cho phù hợp với concept thì bạn hãy tìm một địa điểm nhỏ hơn nhưng khả thi với số tiền bỏ ra.
Bên cạnh đó, địa điểm cũng cần phù hợp với concept của cửa hàng, hãy đặt bút và dự toán để có thể tìm kiếm được một mặt bằng phù hợp.
Xem thêm: Phân bổ tỷ lệ chi phí mở quán ban đầu
Bước 3 mở quán cà phê: Thiết kế thi công
Nếu tự tin về khả năng thiết kế của bản thân, hãy tự thiết kế quán cho bạn. Nhưng đừng quên, cách chọn vật tư, cách tính tải trọng, tính hướng sáng… là những thứ liên quan đến chuyên môn của người xây dựng. Đủ kiến thức thì bạn hãy ôm, đừng cố tiết kiệm tiền thiết kế, để cửa hàng bị chắp vá và dễ bị hỏng hóc lặt vặt do khâu lựa chọn vật tư không kỹ càng vì thiếu kiến thức.
Tốt nhất khi có ý tưởng rồi, hãy chuyển cho đơn vị chuyên thiết kế thi công cửa hàng để họ triển khai ý tưởng của bạn thành hình ảnh sẽ dễ hình dung hơn. Đây cũng là quãng thời gian lâu nhất trong quá trình mở quán, bạn có thể tranh thủ đi học thêm pha chế và tìm hiểu các kiến thức về quản lý cửa hàng.
Bước 4: Xây dựng bộ nhận diện
Bộ nhận diện thương hiệu giúp quán của bạn kết nối với khách hàng mục tiêu, tăng sự ghi nhớ và giúp khách hàng phân biệt được quán của bạn với hàng ngàn quán khác trên thị trường. Chưa cần biết bạn có phát triển được lên chuỗi hay không, nhưng một cửa hàng có cái tên, hình ảnh được quan tâm đầu tư, vẫn sẽ khác biệt rất nhiều với những “quán giải khát”.
Bộ nhận diện là những gì của bạn mà khi khách nhìn vào họ nhận ra đấy chính là bạn, là logo, là menu, là đồng phục, là các ấn phẩm truyền thông. Tự làm được thì bạn làm, không làm được thì có thể thuê freelancer hoặc các đơn vị agency bạn nhé.
Bước 5: Tuyển dụng
Nhân sự luôn là mắt xích vô cùng quan trọng trong bất cứ mô hình kinh doanh nào. Thời điểm sắp thi công xong quán cũng là lúc bạn cần tuyển dụng nhân sự. Quy mô cửa hàng, mô hình và thói quen tiêu dùng sẽ ảnh hưởng nhiều đến cơ cấu bộ máy nhân sự của bạn.
Hãy cân nhắc kỹ về cả mức lương thưởng, đừng vẽ ra một tương lai quá tươi sáng khi tuyển dụng vì ngay cả bạn cũng còn chưa chắc chắn về doanh số của mình do bạn chưa bắt tay vào kinh doanh. Hãy thành thật với nhân sự tuyển vào, và trả họ số lương xứng đáng với khối lượng và yêu cầu công việc trước đã.
Xem thêm: Cách cân đối nhân sự - tiết kiệm chi phí
Bước 6 mở quán cà phê: Xây dựng sản phẩm
Cốt lõi của cửa hàng đồ uống chính là đồ uống. Việc xây dựng sản phẩm cần gắn liền với mô hình, concept của quán và sở thích của khách hàng mục tiêu.
Bên cạnh sản phẩm, giá bán cũng cần được cân nhắc kỹ cho tương xứng với dự toán doanh thu, bài toán tài chính bạn đã tính từ trước, giá trần của khu vực, khả năng chi trả của khách và giá trị gia tăng quán mang lại.
Xem thêm: Menu bao nhiêu món là đủ?
Bước 7: Đào tạo nhân sự
Công việc tiếp theo sau khi bạn đã tuyển dụng nhân sự và xây dựng sản phẩm đó chính là đào tạo. Các bộ phận trong cửa hàng sẽ có mô tả và yêu cầu công việc khác nhau, có chuyên môn riêng cần được đào tạo. Nếu có thể tự mình đào tạo hoặc có chuyên môn, bạn hãy thực hiện. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, bạn có thể thuê những đơn vị đào tạo và vận hành cửa hàng chuyên nghiệp như Toong Center. Mời bạn xem chi tiết về dịch vụ đào tạo và setup vận hành tại Toong Center ngay sau đây.
Việc đào tạo nhân viên không chỉ là dạy họ pha chế theo menu cửa hàng, còn có các bộ phận khác nữa đó. Quá tập trung vào menu mà quên rằng ở thời điểm hiện tại, việc kinh doanh quán cà phê là cạnh tranh về dịch vụ. Bạn sẽ dễ gặp phải tình trạng review xấu do “nhân viên không thân thiện” hay một số trường hợp tương tự.
Bước 8: Thiết lập bộ máy vận hành khi mở quán cà phê
Hãy tưởng tượng các bộ phận trong quán là những bánh răng, và bây giờ bạn phải lắp những dây curoa nối chúng vào với nhau. Việc thiết lập bộ máy vận hành là như vậy, bạn xây dựng hệ thống sao cho các bộ phận kết hợp hoạt động trơn tru và hạn chế lỗ hổng nhất có thể.
Thiết lập các tài liệu một cách khoa học và không bị phụ thuộc vào nhân tố con người là việc rất quan trọng, vì nhân sự ngành này biến động nhanh, cửa hàng của bạn càng ít phụ thuộc vào con người càng tốt.
Một bộ máy vận hành thiết lập bài bản sẽ tránh tình trạng tam sao thất bản giữa các đời nhân viên.
Nếu bạn không thể tự Đào tạo nhân viên và Setup vận hành cho quán của mình, hãy sử dụng dịch vụ của những đơn vị đào tạo chuyên nghiệp bạn nhé!
Bước 9: Xây dựng kế hoạch truyền thông khi mở quán cà phê
Truyền thông theo chiến dịch và truyền thông dài hạn. Truyền thông theo chiến dịch khai trương hoặc chương trình khuyến mại trước ngày khai trương của cửa hàng. Truyền thông chiến dịch ngắn hạn giúp bạn nhanh chóng tiếp cận khách hàng mục tiêu biết đến quán và tăng lượng khách hàng đến quán.
Tiếp theo sau khi khai trương, bạn nên bắt tay vào xây dựng kế hoạch truyền thông dài hạn. Thông thường kế hoạch có thể theo năm hoặc theo quý và tiếp tục phân bổ theo tháng. Trong kế hoạch này bạn cần liệt kê được kế hoạch marketing online và offline sao cho phù hợp với khách hàng mục tiêu.
Bước 10: Vận hành thử mô hình
Trước khi đi vào khai trương, đừng quên việc “chạy thử” xem quán còn chỗ nào chưa ổn bạn nhé. Hãy tìm cách bù lấp các lỗ hổng trong vận hành trước khi bạn chính thức ra mắt thương hiệu của mình với khách hàng.
Tâm lý thông cảm thường ít có, vì khi khách bỏ tiền ra, họ muốn có trải nghiệm tốt nhất, họ sẽ không vì lý do mới khai trương nên đông không phục vụ kịp mà thông cảm cho bạn.
Xem thêm: Chạy thử quán cà phê và 3 sai lầm chủ quán cần tránh
Bước 11: Khai trương
Sau nhiều ngày thai nghén thì cuối cùng cửa hàng cũng đã đến lúc được ra mắt. Vào ngày này, cần chuẩn bị thật kỹ nhân sự và hàng hóa, tránh tình trạng khách gọi mà đồ gì cũng hết, không có nhân viên phục vụ kịp. Bạn nên chuẩn bị tâm lý tăng ca cho nhân viên, vì khai trương thì việc huy động toàn bộ bộ máy nhân sự tăng cường là điều dễ hiểu.
Sau khai trương, dù có hay không, hãy đưa một thông cáo cám ơn những khách hàng đã đến ủng hộ quán, và xin lỗi vì nếu có sơ suất trong khâu phục vụ trót làm ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách. Bạn chẳng mất gì, chỉ ghi điểm hơn mà thôi.
Bước 12: Vận hành sau khi khai trương mở quán cà phê
Đi tới bước này là bạn cũng đã trải qua toàn bộ thời điểm bắt đầu của quá trình mở quán rồi. Đây là bước để quán bạn tiếp tục tồn tại và phát triển. Khi khách đã ổn định, hãy tiếp tục tính toán đến chiến lược dài hơn hơn, quan tâm nhiều hơn đến khách hàng, trải nghiệm của họ, và hình thành dần tính cách cho cửa hàng mình bạn nhé.
Mở quán cà phê thực sự là một cuộc chiến và bạn cần phải kiên trì cũng như không ngừng học hỏi. Giang Ơi, một vlogger nổi tiếng có nói rằng: “Điều tuyệt vời nhất của việc làm việc tự do, đó là không phải một ngày bạn làm 8 tiếng, mà một ngày 24 tiếng tiếng nào bạn cũng muốn làm”.
Điều đó có nghĩa là bạn phải yêu công việc của mình rất nhiều. Hi vọng với 12 bước mở quán cà phê này từ Toong Center sẽ giúp bạn khởi sự quán cà phê dễ dàng hơn. Chúc bạn luôn yêu công việc làm chủ quán và thành công!
Nếu bạn có bất cứ vấn đề nào về setup mở quán cà phê hoặc pha chế mở quán thì đừng ngần ngại liên hệ hotline 090 321 3883 hoặc inbox cho Toong Center - Set up và Đào tạo kinh doanh đồ uống Việt để được tư vấn bạn nhé!
