Trong khi chủ quán thường tập trung vào chi phí nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng hay lương nhân viên, thì một khoản mục nhỏ nhặt khác lại có thể âm thầm "ngốn" một phần đáng kể lợi nhuận: đó là đồ dùng tiêu hao. Việc không kiểm soát chặt chẽ các loại vật tư này có thể khiến chi phí vận hành quán cà phê tăng vọt, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Vậy, đồ dùng tiêu hao là gì, nên chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu, và làm thế nào để tối ưu khoản chi này? Hãy cùng Toong Center tìm hiểu cách quản lý đồ dùng tiêu hao hiệu quả, giúp bạn quản lý quán cafe một cách thông minh nhất!

Định Nghĩa Đồ Dùng Tiêu Hao Trong Quán Cà Phê

Đồ dùng tiêu hao (hoặc vật tư tiêu hao) là các vật phẩm được sử dụng một lần hoặc có vòng đời ngắn, không thể tái sử dụng hoặc có giá trị khấu hao rất nhanh. Chi phí dành cho chúng là một phần không thể thiếu trong chi phí vận hành quán cà phê hàng tháng.

• Ví dụ điển hình:

  • Cốc mang đi (cốc nhựa, cốc giấy), ống hút, nắp cốc, túi đựng.

  • Giấy ăn, khăn giấy, giấy vệ sinh.

  • Xà phòng rửa tay, nước rửa chén, các dung dịch tẩy rửa, hóa chất vệ sinh.

  • Túi rác, găng tay dùng một lần.

  • Hộp đựng bánh, thìa/dĩa nhựa dùng một lần.

Xem thêm: Thay đổi mẫu cốc theo mùa có phải là sân chơi cho những quán nhỏ?

Đồ Dùng Tiêu Hao Nên Chiếm Bao Nhiêu Phần Trăm Doanh Thu?

Tỷ lệ chi phí đồ dùng tiêu hao trong tổng doanh thu không có con số cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

1. Phụ thuộc vào quy mô và lượng khách của quán:

Quán càng lớn, càng đông khách, lượng đồ dùng tiêu hao sử dụng càng nhiều, kéo theo chi phí tăng 

2. Phụ thuộc vào cách vận hành và mô hình phục vụ:

• Nếu quán bạn chủ yếu phục vụ take-away hoặc ship đi (nghĩa là sử dụng cốc mang đi cho hầu hết các đơn hàng), chi phí cho cốc mang đi và phụ kiện liên quan sẽ rất lớn. Trong trường hợp này, chi phí cốc không nên tính hoàn toàn vào mục "đồ dùng tiêu hao" mà nên được tính vào Cost of Goods Sold (COGS - giá vốn hàng bán) của từng món vì nó là một phần không thể tách rời của sản phẩm khi bán.

• Ngược lại, nếu quán chủ yếu phục vụ tại chỗ với ly tách thủy tinh/sứ và chỉ sử dụng cốc mang đi khi khách có nhu cầu mua về hoặc ship, thì lúc này chi phí cho cốc mang đi mới nên tính vào mục "đồ dùng tiêu hao".

3. Phụ thuộc vào thao tác của nhân viên và quy trình của quán:

Nếu nhân viên thiếu ý thức tiết kiệm hoặc quy trình làm việc không chặt chẽ, lãng phí đồ dùng tiêu hao là điều khó tránh khỏi.

Ví dụ: Nhân viên dùng quá nhiều dầu rửa bát không cần thiết, không chỉ tốn xà phòng mà còn tốn nước, tốn thời gian. Hay việc dùng luôn giấy ăn in logo quán - vốn để giúp quán định vị thương hiệu tốt hơn, thì lại sử dụng để lau bàn thay vì dùng khăn chuyên dụng cũng là một sự lãng phí lớn.

Theo kinh nghiệm setup và quản lý quán cafe cho nhiều đối tác của Toong Center, chi phí đồ dùng tiêu hao (không bao gồm các loại cốc mang đi được tính vào COGS) nên chiếm khoảng 1% tổng doanh thu mỗi tháng. Ví dụ: Nếu doanh thu một tháng là 100 triệu VNĐ, thì phần chi phí này sẽ mất khoảng 1 triệu VNĐ. Đây là chi phí hợp lý dành cho mô hình chỉ sử dụng cốc mang đi khi khách mua mang về hoặc ship.

Xem thêm: Tối ưu quy trình Order - Pha chế - Phục vụ cho dịp đông khách

Làm Thế Nào Để Tiết Kiệm Chi Phí Đồ Dùng Tiêu Hao Hiệu Quả?

 

Để tối ưu chi phí vận hành quán cà phê từ đồ dùng tiêu hao, chủ quán cần áp dụng các quy trình quản lý quán chặt chẽ:

1. Tiến hành đo lường và đánh giá định kỳ:

• Trong khoảng 3 tháng đầu khi bắt đầu áp dụng việc kiểm soát, hãy tiến hành đo lường chi phí đồ dùng tiêu hao thực tế.

• Lấy tổng chi phí đó chia cho doanh thu thực tế để xem tỷ lệ phần trăm đang là bao nhiêu. Từ đó, bạn có thể đánh giá xem có cần điều chỉnh mục tiêu hay quy trình để tối ưu chi phí hay không.

2. Mua số lượng lớn để có giá tốt:

• Đối với các loại đồ dùng tiêu hao có tần suất sử dụng cao và dễ bảo quản (như cốc mang đi, ống hút, giấy ăn), hãy xem xét việc mua số lượng lớn từ nhà cung cấp để nhận được mức giá ưu đãi, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành.

• Tuy nhiên, cần cân nhắc khả năng lưu trữ và vòng quay hàng tồn kho để tránh tình trạng tồn đọng hoặc hết hạn sử dụng.

3. Quan sát, Training và Đặt Quy Trình cho nhân viên:

• Đây là yếu tố then chốt. Chủ quán hoặc quản lý cần thường xuyên quan sát quá trình nhân viên vận hành, sử dụng đồ dùng tiêu hao hàng ngày.

• Đào tạo (training) nhân viên về ý thức tiết kiệm và cách sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, đúng định mức.

• Xây dựng quy trình rõ ràng:

  • Quy định cụ thể về việc sử dụng khăn lau thay vì giấy ăn cho một số công việc nhất định.

  • Hướng dẫn định lượng sử dụng các loại dung dịch tẩy rửa.

  • Khuyến khích nhân viên tắt đèn, quạt khi không sử dụng.

  • Quy định về việc báo cáo hỏng hóc dụng cụ kịp thời để tránh lãng phí.

• Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm.

 

Xem thêm: Nội quy nhân viên cho quán cafe

Tổng Kết: Quản Lý Đồ Dùng Tiêu Hao - Tối Ưu Từng Đồng Lợi Nhuận

Kiểm soát sử dụng đồ dùng tiêu hao là một phần không thể thiếu trong nghệ thuật quản lý quán cafe hiệu quả. Bằng cách định nghĩa rõ ràng, theo dõi tỷ lệ chi phí hợp lý và áp dụng các biện pháp tiết kiệm thông minh, từ việc mua số lượng lớn đến đào tạo nhân viên, bạn có thể tối ưu đáng kể chi phí vận hành quán cà phê của mình. Hãy nhớ rằng, mỗi đồng tiết kiệm được từ những khoản nhỏ này đều góp phần trực tiếp vào lợi nhuận cuối cùng của quán.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu chi phí vận hành quán cà phê hay cần tư vấn chuyên sâu về quản lý quán cafe, đừng ngần ngại inbox ngay cho Toong Center để được tư vấn nhé!